Nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác phát triển, ứng dụng CNTT là nhiệm vụ có tính chất đột phá, chiến lược, lâu dài trong xây dựng và phát triển, Trường Cao đẳng ANND I đã tổ chức phổ biến, tuyên truyền, quán triệt đến từng cán bộ, giáo viên để nâng cao nhận thức, ý thức và triển khai thực hiện công tác phát triển, ứng dụng CNTT phục vụ các mặt công tác trong Nhà trường, trong đó công tác chuyển đổi số thư viện được tập trung ưu tiên.
1. Kết qủa công tác chuyển đổi số thư viện trong Trường Cao đẳng ANND I
Trường Cao đẳng ANND I có trụ sở chính tại xã Tiên Dược, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội và địa điểm đào tạo tại thành phố Biên Hoà, tỉnh Đồng Nai. Thư viện Trường Cao đẳng ANND I cũng được bố trí tại 2 địa điểm đào tạo là Thư viện cơ sở 1 (Sóc Sơn - Hà Nội), Thư viện cơ sở 2 (Biên Hòa - Đồng Nai).
Thư viện tại Sóc Sơn, Hà Nội, được bố trí tại tầng 1 khu Giảng đường có diện tích 180 m2 với 100 chỗ ngồi và Nhà Truyền thống có diện tích 210 m2 với 80 chỗ ngồi. Thư viện được trang bị 02 phòng máy tra cứu thông tin điện tử với diện tích mỗi phòng 40 m2 với 60 máy trạm tra cứu. Không gian của các phòng đọc được kết hợp giữa khu vực đọc sách với không gian trưng bày tài liệu thuận lợi cho việc nghiên cứu, học tập của cán bộ, giáo viên, học viên Nhà trường.
Thư viện tại Biên Hòa, Đồng Nai đã được Nhà trường đầu tư theo hướng tiếp cận thư viện điện tử trong các trường trong và ngoài ngành Công an. Nhà trường đã đầu tư xây dựng và đưa vào sử dụng Thư viện điện tử với 01 máy chủ, 80 máy trạm, sử dụng phần mềm libol 6.5. Hiệu qủa mà Thư viện điện tử mang lại, đó là: Thư viện điện tử được kết nối đến tất cả các phòng làm việc của BGH, các khoa, phòng, trung tâm trên nền tảng mạng nội bộ giúp cán bộ, giáo viên tiếp cận Thư viện điện tử một cách thuận tiện mà không cần phải trực tiếp đến Thư viện. Cán bộ, giáo viên Nhà trường truy cập vào Thư viện điện tử ở bất cứ máy vi tính nào có kết nối mạng nội bộ, học viên đọc giáo trình ngay trên màn hình máy vi tính.
Thực hiện chủ trương chuyển đổi số của Chính phủ và ngành Công an, ngày 06/9/2021, Trung tăm LT&TV đã tham mưu Hiệu trưởng ban hành Kế hoạch số 275/KH-T08-T2 về triển khai “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” trong Trường Cao đẳng An ninh nhân dân I”. Triển khai Kế hoạch số 275/KH-T08-T2, lãnh đạo đơn vị đã phân công 01 đồng chí Phó Giám đốc trung tâm phụ trách và chịu trách nhiệm chung về công tác chuyển đổi số của đơn vị; tăng cường phối hợp với với các đơn vị có liên quan trong việc thực hiện chuyển đổi số thư viện nói riêng và chuyển đổi số trong Nhà trường nói chung.
Bắt đầu từ năm học 2016 - 2017, Trung tâm LT&TV đã chủ động trong việc lựa chọn tài liệu, sử dụng phương tiện, hướng dẫn cán bộ cách thức thực hiện những công việc đầu tiên của chuyển đổi số đó là số hóa tài liệu. Việc số hóa tài liệu hằng năm đều được cụ thể hóa bằng kế hoạch ngay từ đầu năm học, danh mục tài liệu số hóa được phân công cụ thể cho từng cán bộ; được triển khai đồng bộ từ đồng chí cấp trưởng cho đến từng cán bộ, lãnh đạo trong đơn vị và được đưa thành chỉ tiêu thực hiện hằng năm.
Trong những năm qua, được sự quan tậm, chỉ đạo sát sao, kịp thời của BGH, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện đã thực hiện công tác chuyển đổi số trên một số nội dung như: (1) Xây dựng Trang thông tin điện tử riêng để cập nhật những kết qủa công tác mà đơn vị đã thực hiện được trong từng năm học; (2) Cung cấp thông tin đến bạn đọc thông qua mạng nội bộ Nhà trường; (3) Sử dụng mạng nội bộ để troa đổi thông tin giữa các đơn vị; (4) Cơ sở dữ liệu toàn văn như giáo trình và những tài liệu dạy học bắt buộc của các học phần/môn học được cập nhật lên Thư viện điện tử để giáo viên, cán bộ nghiên cứu, học tập; (5) Phục vụ bạn đọc mượn - trả tài liệu thông qua máy quét mã vạch; (6) Quản lý bạn đọc bằng Sổ bạn đọc điện tử; (7) Sử dụng máy in chuyên dụng để in tem mã vạch cho sách thư viện, làm thẻ thư viện cho học viên các khóa bằng thẻ nhựa có độ bền cao; (8) Nguồn tài liệu số hóa được cán bộ đơn vị trực tiếp số hóa thông qua hệ thống máy quét bán tự động và máy scan thủ công; một phần của nguồn tài liệu số hóa được các đơn vị chức năng trong Nhà trường chuyển giao cho Trung tâm thông bằng bản mềm sau nghiệm thu; (9) 100% cán bộ, lãnh đạo của đơn vị đều sử dụng thành thạo phần mềm chuyên nghiệp ABBYY để xử lý, hoàn thiện tài liệu số sau khi scan tài liệu bằng các máy scan tài liệu khác nhau; (10) Xây dựng Fanpage Thư viện Trường Cao đẳng ANND I trên nền tảng mạng xã hội Facebook để giới thiệu sách tiêu biểu đến bạn đọc.
Tuy nhiên, do Nhà trường chưa trang bị phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp quản lý thư viện số để kết nối đồng bộ Thư viện giữa 02 cơ sở tại Hà Nội và Đồng Nai nên ở mỗi cơ sở có cách vận hành độc lập, chưa kết nối, liên thông dữ liệu giữa 02 cơ sở.
Tại Sóc Sơn, Hà Nội: Phòng đọc điện tử CTXH dùng để phục vụ cán bộ, giáo viên, học viên truy cập mạng Internet với mục đích nghiên cứu, học tập nhưng do đường truyền Internet không đảm bảo, mạng thường xuyên bị chậm, lỗi nên hiện tại không có người sử dụng. Phòng đọc điện tử nghiệp vụ sử dụng hệ thống mạng LAN (xuất xứ Trung Quốc) để chuyển tài liệu số hóa từ máy số hóa Zenta đến các máy trạm trong phòng đọc phục vụ tra cứu, được thực hiện một cách thủ công chứ chưa có phần mềm quản lý thư viện điện tử. Do vậy, 02 phòng đọc điện tử này hiệu qủa khai thác không cao, ít người sử dụng, trang thiết bị ngày càng xuống cấp, hệ điều hành được trang bị từ thời 2017 nên cấu hình thấp, lạc hậu. Các hoạt động phục vụ bạn đọc như cho mượn - trả tài liệu, thống kê số liệu bạn đọc, thống kê dữ liệu thư viện… vẫn đang thực hiện thủ công.
Thư viện tại Biên Hòa, Đồng Nai đã được Nhà trường đầu tư theo hướng tiếp cận thư viện điện tử trong và ngoài ngành Công an nhưng hiện nay không còn phù hợp với xu thế xây dựng thư viện số, nhà trường thông minh. Mặc dù có thư viện điện tử, được trang bị phần mềm quản lý thư viện Libol 6.5 nhưng phần mềm này chỉ phù hợp với quản lý thư viện điện tử, thư viện truyền thống chứ không còn phù hợp với việc quản lý tài liệu số, thư viện số, xu thế xây dựng Nhà trường số, Nhà trường thông minh giai đoạn 2025 - 2030. Bản quyền phần mềm đã hết thời hạn nên không thể cập nhật thông tin tài liệu thư viện, dữ liệu số toàn văn lên Thư viện điện tử, muốn tiếp tục sử dụng thì phải mua bản quyền, nâng cấp chức năng hỗ trợ đọc tài liệu số toàn văn.
2. Phương hướng phát triển Thư viện Trường Cao đẳng ANND I theo hướng hiện đại
Để xây dựng Thư viện hiện đại, theo lộ trình của Nhà trường từ nay đến năm 2030, Nhà trường sẽ trang bị phần mềm quản lý thư viện tích hợp giữa quản lý thư viện điện tử và quản lý thư viện số dùng chung, kết nối, liên thông dữ liệu giữa Thư viện tại Sóc Sơn, Hà Nội và thư viện tại Biên Hòa, Đồng Nai. Trang bị máy số hóa tài liệu hiện đại để scan nguồn tài liệu hiện có của Thư viện; hệ thống camera giám sát các phòng đọc, kho tài liệu để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát.
Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng và tự đào tạo đội ngũ cán bộ thư viện.
Đẩy nhanh số hóa các tài liệu giáo trình của Trường và các tài liệu khác. Bổ sung tài liệu theo nguồn kinh phí cấp trên phân bổ hằng năm. Bổ sung/tích hợp nguồn tài liệu điện tử thông qua việc mua, trao đổi tài liệu điện tử đang được xuất bản. Mua quyền truy cập dữ liệu số của các đơn vị có nội dung tài liệu phù hợp với công tác giáo dục, đào tạo của Nhà trường…
