Đến nay, hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang đã được đầu tư tới 100% xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh, đồng thời bổ sung, nâng cấp các điểm cầu đã triển khai đảm bảo yêu cầu kết nối thông suốt toàn bộ hệ thống và đảm bảo ổn định, hiệu quả trong quá trình sử dụng.
Mục đích, vấn đề cần giải quyết
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) và Internet tốc độ cao thì các hệ thống giao ban trực tuyến, hội nghị truyền hình đang trở thành công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành hữu hiệu, tiết kiệm thời gian và chi phí của các cấp chính quyền và doanh nghiệp.
Đến nay, hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang đã được đầu tư tới 100% xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh, đồng thời bổ sung, nâng cấp các điểm cầu đã triển khai đảm bảo yêu cầu kết nối thông suốt toàn bộ hệ thống và đảm bảo ổn định, hiệu quả trong quá trình sử dụng, cụ thể:
Về đầu tư mới: Cấp tỉnh: thiết bị điều khiển đa điểm (MCU); 02 điểm cầu; Cấp huyện: 0 điểm cầu; Cấp xã: 66 điểm cầu.
Về đầu tư bổ sung thiết bị phần cứng: Cấp tỉnh: 21 điểm cầu; Cấp huyện: 7 điểm cầu; Cấp xã: 41 điểm cầu.
Về đầu tư phần mềm cài đặt lên hệ thống máy tính sẵn có (tại huyện Sơn Dương): Cấp xã: 31 điểm cầu.
Chính thức đưa vào sử dụng trong cuộc họp đầu tiên giữa UBND tỉnh với UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn trên toàn tỉnh từ ngày 07/1/2022. Đến nay, hệ thống giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang đã liên tục tổ chức thành công các cuộc họp trực tuyến liên thông 4 cấp từ trung ương đến xã.
Cách làm, hiệu quả mang lại
1. Sự cần thiết
Năm 2017, UBND tỉnh Tuyên Quang đã đầu tư Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang với 28 điểm cầu đặt tại: Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, 18 sở, ban, ngành và 07 UBND huyện, thành phố. Hệ thống được đưa vào hoạt động phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành các cấp. Bên cạnh đó, một số UBND cấp huyện trên địa bàn tỉnh chủ động đầu tư, triển khai hệ thống hội nghị truyền hình cho cấp xã. Tính đến tháng 8/2021, toàn tỉnh có 87 điểm cầu hội nghị truyền hình trực tuyến, trong đó cấp tỉnh có 21 điểm cầu, cấp huyện có 10 điểm cầu, cấp xã có 56 điểm cầu.
Với đặc điểm địa hình đồi núi phức tạp, đi lại chưa thuận tiện, để đáp ứng được yêu cấp cấp thiết và lâu dài trong công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành, UBND tỉnh Tuyên Quang đã quyết định đầu tư mở rộng hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang đến cấp xã. Việc đầu tư, xây dựng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang (giai đoạn II) cho các Sở, ban, ngành và cấp xã, phường, thị trấn là cần thiết phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, cải cách thủ tục hành chính và phát triển kinh tế, xã hội, góp phần tăng trưởng, đảm bảo an sinh xã hội, đặc biệt là trong tình hình phức tạp của dịch bệnh viên đường hô hấp cấp Covid-19 hiện nay.
2. Mục đích, yêu cầu:
Xây dựng hệ thống giao ban điện tử giữa Trụ sở Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh với toàn bộ các cơ quan trực thuộc tỉnh, với tất cả các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh và giữa UBND các huyện, thành phố đến UBND các xã, phường, thị trấn nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo tỉnh đến các huyện, thành phố, sở, ban ngành, xã, phường, thị trấn trong môi trường mạng thông tin điện tử đa phương tiện chuyên dùng.
100% các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố và các xã phường, thị trấn có hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến và được kết nối thông suốt từ cấp tỉnh đến cấp xã. Các điểm cầu cấp tỉnh và cấp huyện đều có thể là điểm cầu chính để kết nối đến các đơn vị tùy nhu cầu tổ chức cuộc họp.
Thiết lập Hệ thống hội nghị truyền hình nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo thuận lợi cho việc tổ chức các cuộc họp, nâng cao hiệu quả và chất lượng của cuộc họp. Ngoài ra, giao ban trực tuyến cũng là cách để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiện đại của người lãnh đạo.
Yêu cầu đối với hệ thống:
Lựa chọn giải pháp kỹ thuật, công nghệ đảm bảo tính ổn định để kết nối thông suốt hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang của tất cả các điểm cầu trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang (giữa các điểm cầu đã triển khai và các điểm cầu đầu tư mới), đồng thời Hệ thống phải sẵn sàng để mở rộng khi có nhu cầu.
Hệ thống truyền hình hội nghị là một hệ thống thông tin thành phần trong hệ thống thông tin tổng thể của cơ quan, tổ chức. Do đó, việc bảo đảm an toàn thông tin cho hệ thống truyền hình hội nghị phải tuân thủ các quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ, theo quy định của pháp luật và các yêu cầu an toàn thông tin.
Hình ảnh, âm thanh thực, tạo cảm giác tập trung trực tiếp đối với mỗi người tham dự cuộc họp; Giải pháp kết cấu đơn giản, gọn nhẹ và tận dụng được phần lớn các thiết bị của phòng họp hiện có, có thể di chuyển dễ dàng từ nơi này đến nơi khác; Thiết lập cuộc gọi nhanh chóng và sử dụng dễ dàng. Giao diện phần mềm điều khiển thân thiện với người sử dụng
3. Nhiệm vụ và giải pháp
3.1. Nhiệm vụ
Thiết lập Hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang có thể phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo UBND tỉnh với Lãnh đạo các huyện, thành phố một cách nhanh chóng, diễn ra mọi thời điểm, trong các tình huống khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh; có thể cùng một lúc lãnh đạo, chỉ đạo nhiều địa phương hoặc một địa phương riêng lẻ; có thể tổ chức được những hội nghị có nhiều người tham gia mà không cần phải tập trung về một địa điểm gây tốn kém, mất thời gian.
3.2. Về giải pháp công nghệ:
Hệ thống sử dụng thiết bị đầu cuối là thiết bị truyền hình trực tuyến chuyên dùng (VCS) để có chất lượng hình ảnh cao, trung thực, sắc nét. Các thiết bị phụ trợ cho hệ thống gồm màn hình tivi (55 inch trở lên, hỗ trợ độ phân giải FullHD) và hệ thống âm thanh (loa, mic…) đầy đủ đáp ứng tốt phục vụ các cuộc họp giao ban điện tử.
Có kết nối trực tiếp đến mạng TSLCD cấp II. Đây là phân hệ mạng kết nối tới các thiết bị đầu cuối tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh do doanh nghiệp Viễn thông cung cấp, quản lý, vận hành và khai thác.
- Tại MCU đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông: Kết nối FE/GE quang trực tiếp với thiết bị Router của Bưu điện Trung ương (BĐTƯ).
- Tại Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh và Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân: Kết nối cáp quang trực tiếp với thiết bị Router của BĐTƯ, sử dụng dụng cổng kết nối FE 100Mbps (hiện đã có kết nối).
- Tại các sở, ngành, UBND huyện - thành phố: Triển khai đường mạng TSLCD cấp II có tốc độ 10Mbps và 01 đường FTTH 150Mb.
- Tại UBND các xã - phường - thị trấn: Triển khai đường mạng TSLCD cấp II có tốc độ 5Mbps và 01 đường FTTH 100Mb.
3.3. Về nguồn lực:
Thông qua các nghị quyết, quyết định, kế hoạch (Nghị quyết số 33-NQ/TU ngày 22/6/2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh (khóa XVII) về phát triển kết cấu hạ tầng giao thông, đô thị động lực và hạ tầng công nghệ thông tin tỉnh Tuyên Quang, giai đoạn 2021-2025; Nghị quyết số 48-NQ/TU ngày 15/11/2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh (khoá XVII) về Chuyển đổi số tỉnh Tuyên Quang đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Quyết định số 559/QĐ-UBND ngày 10/9/2021 của UBND tỉnh về phê duyệt Đề án phát triển kết cấu hạ tầng giao thông, đô thị động lực và hạ tầng công nghệ thông tin tỉnh Tuyên Quang, giai đoạn 2021-2025; Quyết định số 603/QĐ-UBND ngày 30/9/2021 của UBND tỉnh Tuyên Quang Ban hành Đề án đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số 204/KH-UBND ngày 25/11/2021 của UBND tỉnh về Phát triển Chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng tỉnh Tuyên Quang năm 2022 ...) tỉnh đã đầu tư nguồn lực cho phát triển hạ tầng công nghệ, bổ sung, phát triển nhân lực cho việc quản lý vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình.
4. Tổ chức triển khai
Hệ thống hội nghị truyền hình tỉnh Tuyên Quang được triển khai đồng bộ và thống nhất từ cấp tỉnh đến cấp xã. Các thiết bị chuyên dùng được lắp đặt đồng bộ, phương án kết nối thống nhất, đảm bảo việc vận hành một cách thông suốt, thuận tiện, bảo mật cho toàn hệ thống.
Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì triển khai và quản lý vận hành hệ thống; hướng dẫn các cơ quan xử lý đối với các vấn đề liên quan đến kỹ thuật công nghệ, tổ chức kết nối, liên thông toàn bộ hệ thống.
Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để mua sắm phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị cho các cơ quan, đơn vị và đảm bảo duy trì hệ thống.
Các cơ quan, đơn vị cử cán bộ phụ trách hệ thống để phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá trình quản lý, sử dụng và vận hành hệ thống.
5. Tồn tại và hạn chế
Với 167 điểm cầu họp trực tuyến mới đầu tư và Hệ thống điều khiển đa điểm (MCU) có thể mở rộng kết nối đến 240 điểm cầu cùng họp, hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang giúp thay đổi cách điều hành, hội họp truyền thống sang cách làm việc hiện đại, nhanh chóng, góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, phát triển kinh tế, xã hội, góp phần tăng trưởng, đảm bảo an sinh xã hội.
Tuy vậy, vẫn còn một số hạn chế nhất định, như:
Cán bộ phụ trách hệ thống Giao ban điện tử tại các điểm cầu cấp xã thường xuyên thay đổi do không có cán bộ chuyên trách nên đôi lúc còn gặp khó khăn trong quá trình vận hành. Chưa có cơ chế hỗ trợ cho cán bộ trực vào ngày nghỉ, ngày lễ.
Phòng họp được sử dụng lắp đặt hệ thống có điểm còn chưa đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật về cách âm, ánh sáng
Bài học rút ra
Với tính ưu việt của công nghệ Hội nghị truyền hình, hệ thống hội nghị giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang có thể phục vụ sự chỉ đạo điều hành từ Trung ương đến cấp xã một cách nhanh chóng, diễn ra mọi thời điểm, trong các tình huống khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh; có thể cùng một lúc lãnh đạo, chỉ đạo nhiều địa phương hoặc một địa phương riêng lẻ; có thể tổ chức được những hội nghị có nhiều người tham gia mà không cần phải tập trung về một địa điểm gây tốn kém, mất thời gian.
Từ thành công của việc đưa vào sử dụng hệ thống giao ban điện tử trong cuộc họp đầu tiên giữa UBND tỉnh với UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn trên toàn tỉnh từ ngày 07/1/2022. Đến nay, hệ thống giao ban điện tử tỉnh Tuyên Quang đã liên tục tổ chức thành công tất cả các cuộc họp trực tuyến liên thông 4 cấp từ trung ương đến xã.
Qua quá trình vận hành, sử dụng hệ thống, tỉnh Tuyên Quang rút ra kinh nghiệm như sau:
Khi đầu tư hệ thống, cần chọn giải pháp kỹ thuật có tính ổn định, đảm bảo an toàn, an ninh. Nên sử dụng thiết bị chuyên dùng VCS để có chất lượng hình ảnh cao, trung thực, sắc nét, đảm bảo an toàn thông tin, dễ vận hành.
Phòng hội nghị phải được cách âm với bên ngoài, tránh những âm thanh gây nhiễu được truyền đi trong quá trình họp.
Nếu các cửa sổ làm bằng kính thì cần phải lắp rèm cửa sẫm màu để điều tiết ánh sáng trong phòng cho hợp lý.
Màu nền không nên quá rực rỡ, cần có sự khác biệt tối thiểu giữa màu nền và màu sắc của hình ảnh hội nghị, khi đó việc mã hóa hình ảnh sẽ dễ dàng hơn, đầu cuối sẽ thấy chất lượng truyền hình hội nghị tốt hơn rất nhiều.
- Vị trí của tất cả mọi người tham gia hội nghị phải thích hợp nằm trong tầm kiểm soát của camera và tầm thu của micro.
- Vị trí đặt thiết bị hội nghị truyền hình:
+ Tivi đặt ở vị trí đối diện với chủ tọa, đặt trên kệ cao 1m (± 0,1m tùy theo chiều cao của ghế trong phòng họp) và ở vị trí thích hợp để mọi người có thể nhìn rõ mà không bị che khuất.
+ Camera phải đặt trên hướng nhìn vào đại biểu, đặt ở vị trí sao cho khoảng cách đến điểm cần quan sát gần nhất là >2 m và khoảng cách đến điểm cần quan sát xa nhất khoảng <20 m. Cần chú ý khi thiết kế chân kệ đặt camera phải vững chắc. Chú ý không quay camera ngược sáng.
Nên sử dụng đường truyền số liệu chuyên dùng để kết nối hệ thống đảm bảo chất lượng đường truyền, an toàn, an ninh thông tin.
